한글에서 문단 번호와 글머리표를 자동으로 매기려면 [서식] 탭의 문단 번호 적용/해제(Ctrl+Shift+Insert)와 글머리표 적용/해제(Ctrl+Shift+Delete)를 쓰면 됩니다. 번호 모양과 시작 번호는 문단 번호 모양 대화 상자에서 정하고, 제목에는 개요 번호를 따로 적용해 본문 번호와 섞이지 않게 분리하는 것이 핵심입니다. 자동 번호는 문단 순서가 바뀌면 알아서 다시 매겨지고 최대 7수준까지 다단계 번호를 지원합니다.
문단 번호와 개요 번호, 어디에 무엇을 쓸까
한글의 자동 번호 기능은 두 갈래입니다. 둘 다 7수준까지 번호를 매기고 문장 순서가 바뀌면 번호도 따라 바뀌지만, 적용 범위가 다릅니다.
개요 번호는 구역 단위로 모양이 정해집니다. 한 구역 안에서는 같은 개요 번호 모양만 쓰게 되고, 앞 개요 번호에 이어지는 번호를 가집니다. 반면 문단 번호는 문단마다 서로 다른 모양을 가질 수 있고 시작 번호도 마음대로 정할 수 있습니다.
| 구분 | 개요 번호 | 문단 번호 |
|---|---|---|
| 적용 단축키 | Ctrl+Insert | Ctrl+Shift+Insert |
| 모양 설정 | Ctrl+K, O | Ctrl+K, N |
| 모양 결정 범위 | 구역 단위 | 문단 단위 |
장 제목("1. 목적", "2. 적용 범위")까지 문단 번호로 매기면 장 제목과 본문 항목이 같은 번호 목록으로 묶여 서로의 번호를 밀어냅니다. 장 제목은 개요 번호로 떼어 두면 본문 항목 번호가 아무리 바뀌어도 장 번호는 흔들리지 않습니다.
번호가 1로 돌아가거나 꼬이는 이유
번호가 어긋나는 원인은 대부분 세 가지로 좁혀집니다. 누군가 "1."을 손으로 직접 입력했거나, 다른 문서에서 붙인 문단이 다른 번호 규칙을 들고 왔거나, 시작 번호 방식이 [새 번호 목록 시작]으로 잡힌 문단이 중간에 끼어 있는 경우입니다.
작업표준서나 품질 절차서처럼 여러 부서가 고쳐 쓰는 문서는 개정할 때마다 번호가 흔들리고, 본문의 "4.2항 참조"가 엉뚱한 항목을 가리키게 됩니다.
[문단 번호 모양] 대화 상자의 [문단 번호] 탭 아래 시작 번호 방식은 세 가지입니다. [새 번호 목록 시작]을 적용하면 그 뒤에 [앞 번호 목록에 이어] 속성을 가진 문단들이 새 번호에 이어서 다시 매겨집니다. 그래서 번호가 1로 돌아간 문단에 커서를 두고 [앞 번호 목록에 이어]로 바꾸면 그 아래 번호까지 한 번에 바로잡힙니다.
실제로 번호를 매기는 순서
- 번호를 매길 문단들을 블록으로 설정합니다. [문단 번호/글머리표]는 문단 단위로 적용되므로, 여러 문단에 한꺼번에 넣으려면 블록 지정이 먼저입니다.
- [서식] → 문단 번호 적용/해제를 누릅니다. 커서가 놓인 현재 문단 머리에 번호가 삽입되고 위아래 문단에는 영향이 없습니다.
- [서식] → 문단 번호 모양을 열어 [문단 번호] 탭에서 모양과 시작 번호 방식을 정합니다.
- 절차서처럼 "1 → 1.1 → 1.1.1"로 내려가는 번호는 수준으로 만듭니다. 1수준 문단을 한 수준 감소시키면 2수준이 되고, 아래 문단의 번호는 자동으로 다시 매겨집니다.
- 본문 속 참조 번호는 문단 번호가 바뀌어도 따라 바뀌지 않으므로, 개정이 잦은 문서라면 상호 참조로 걸어 둡니다.
이름이 헷갈리기 쉬운데, 수준 "감소"가 들여쓰기는 깊어지는 쪽입니다. 숫자 키패드가 없는 노트북에서는 [서식] 탭의 아이콘을 쓰면 됩니다.
글머리표와 문단 번호는 한 문단에 하나만
"●", "-" 같은 글머리표가 섞여 있으면 [서식] → 글머리표 적용/해제로 먼저 해제합니다. 글머리표와 문단 번호는 같은 [문단 번호/글머리표] 대화 상자에서 탭만 다르게 관리되기 때문에 한 문단에는 둘 중 하나만 붙습니다. 글머리표 문단에 문단 번호를 적용하면 글머리표가 번호로 바뀝니다.
점검표처럼 항목 앞에 확인용 네모 칸이 필요하면 [글머리표] 탭의 확인용 글머리표 모양을 고릅니다. 숫자 번호와 확인 칸을 한 문단에 둘 다 넣으려 하지 말고, 번호는 문단 번호로, 확인 칸은 표의 별도 열로 두는 편이 인쇄했을 때도 깔끔합니다.
번호를 지워도 안 없어질 때
문단 번호에는 커서가 들어가지 않아서 Delete나 Backspace로 지워지지 않습니다. 번호를 없애려면 [문단 번호 적용/해제]를 한 번 더 누르는 것이 정해진 방법입니다. 번호 속성을 해제하려면 [문단 번호 모양] 목록에서 [없음]을 선택합니다.
번호만 굵게 나오거나 크기가 본문과 다르다면 번호 서식 때문입니다. 문단 번호의 글자 모양은 기본적으로 그 문단 맨 마지막 글자의 모양을 따라갑니다. 문단 전체를 블록으로 설정하거나 문단의 끝만 블록으로 설정해 글자 모양을 바꿔야 번호 글자 모양이 본문을 따라 바뀝니다. [사용자 정의]에서 [글자 모양 지정]을 켜면 본문과 상관없이 번호 글자 모양을 고정할 수 있습니다.
여러 부서가 고친 문서는 초기화가 빠르다
원인이 섞인 문서는 한 곳씩 고치기보다 범위 전체를 해제한 뒤 다시 적용하는 편이 빠릅니다. 번호만 굵게 나오는지, 시작 번호가 어긋나는지, 손으로 입력한 번호가 남았는지를 각각 추적하는 것보다 한 번 초기화하고 규칙 하나로 다시 매기는 쪽이 다음 개정 때 확인할 일을 줄입니다.
번호가 매겨진 문단에서 Enter를 누르면 다음 문단에도 번호가 이어지는 것이 기본 동작입니다. 번호 없는 문단을 만들려면 새 문단에서 Ctrl+Shift+Insert를 한 번 눌러 해제합니다.
[사용자 정의]에서 모양을 만든 뒤 [새 번호 모양 추가]를 켜고 이름을 넣으면 [문단 번호 모양] 목록에 등록됩니다. 여러 사람이 같은 번호 모양을 쓰게 하려면 번호를 미리 적용해 둔 양식 파일을 공유하고 그 파일에서 새 문서를 시작하게 하는 편이 확실합니다.
자주 묻는 질문
Q. 문단 번호를 켰더니 장 제목 번호까지 밀립니다.
장 제목에 문단 번호가 걸려 있는지 확인합니다. 제목 문단은 [서식] → 개요 적용/해제로 개요 번호로 바꾸고, 모양은 개요 번호 모양에서 정합니다. 기본 스타일 목록의 개요 1, 개요 2 스타일을 쓰면 개요 수준이 함께 들어갑니다.
Q. 번호가 중간에서 1로 돌아갑니다.
해당 문단에 커서를 두고 [문단 번호 모양]을 열어 시작 번호 방식을 [앞 번호 목록에 이어]로 바꿉니다. [새 번호 목록 시작]이 적용된 문단 뒤의 번호까지 한 번에 다시 매겨집니다.
Q. 번호를 굵게 만들려면 문단 전체를 선택해야 하나요.
문단 번호의 글자 모양은 그 문단 맨 마지막 글자의 모양을 따라갑니다. 문단 전체 또는 문단 끝을 블록으로 설정해 글자 모양을 바꾸거나, [사용자 정의]의 [글자 모양 지정]으로 번호 글자 모양을 따로 고정합니다.
Q. 번호가 매겨진 문단 사이에 번호 없는 문단을 넣고 싶습니다.
새 문단에서 Ctrl+Shift+Insert를 눌러 문단 번호를 해제합니다. 번호가 매겨진 문단 사이에 다른 번호 속성의 문단을 끼워 넣어도 현재 위치의 문단 번호는 이전 번호 목록에 계속 이어집니다.